Arbeidsgivers adgang til å gjøre innsyn i arbeidstakers e-post ved mistanke om pliktbrudd
1. Innledning
Retten til personvern er en grunnleggende menneskerettighet som også gjelder på arbeidsplassen. Det klare utgangspunktet er derfor at arbeidstakere har samme personvern på arbeidsplassen, som ellers i samfunnet. Dette innebærer at arbeidstaker har rett til å holde e-post og andre filer privat. Det kan imidlertid oppstå situasjoner som medfører at arbeidsgiver får et behov for å gjøre innsyn i arbeidstakers e-post, men fordi dette innebærer et inngrep i arbeidstakers personvern og privatliv, kan ikke slike innsyn foretas med mindre nærmere vilkår er oppfylt.
Denne artikkelen tar for seg spørsmålet om når arbeidsgiver lovlig kan gjøre innsyn i arbeidstakers e-post ved mistanke om grovt pliktbrudd, med særlig vekt på typiske situasjoner hvor slikt innsyn kan være aktuelt.
Illustrasjon: Colourbox.com
2. Rettslig utgangspunkt
2.1 Innledning
Rettsreglene som danner utgangspunktet for arbeidsgivers adgang til å gjennomføre innsyn i ansattes e-post finnes dels i GDPR og dels i forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale (e-postforskriften).
For at det skal foreligge rettslig grunnlag for å gjennomføre innsyn i ansattes e-post må flere vilkår være oppfylt i begge regelverkene. I tillegg må det foretas en interesseavveining mellom arbeidsgivers interesse i å gjennomføre innsyn på den ene siden og arbeidstakers rett til personvern og privatliv på den andre siden.
Denne artikkelen tar for seg spørsmålet om når arbeidsgiver lovlig kan gjøre innsyn i arbeidstakers e-post ved mistanke om grovt pliktbrudd, med særlig vekt på typiske situasjoner hvor slikt innsyn kan være aktuelt.
2.2 Sammenhengen mellom regelverkene
GDPR krever at enhver behandling av personopplysninger har et behandlingsgrunnlag. For å foreta innsyn i arbeidstakers e-postkasse, er en såkalt interesseavveining etter GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f det mest aktuelle behandlingsgrunnlaget. E-postforskriften inneholder i denne sammenheng særreguleringer, som innebærer at innsyn bare er lovlig for interessene oppgitt i forskriftens § 2 bokstav a eller b. I denne artikkelen vil vi konsentrere oss om bestemmelsen i bokstav b.
GDPR og e-postforskriften er noe overlappende når det gjelder adgangen til å gjøre innsyn i arbeidstakers e-post. Dette innebærer at selv om behandlingsgrunnlaget finnes i e-postforskriften, må arbeidsgiver også kunne vise til at innsynet følger et nødvendig formål og det må foretas en interesseavveining.
2.3 Når kan arbeidsgiver lovlig foreta innsyn?
2.3.1 Berettiget interesse
Det første vilkåret er at arbeidsgiver må ha en «berettiget interesse» i å gjennomføre innsyn.
Det følger av e-postforskriften § 2 første ledd bokstav b at arbeidsgiver har rett til innsyn i arbeidstakers e-post «ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkasse eller annet elektronisk utstyr medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed».
Bestemmelsen krever for det første at arbeidsgiver har en «begrunnet mistanke». Dette innebærer at arbeidsgivers mistanke ikke kan bygge på løse antakelser, men at arbeidsgiver må kunne vise til konkrete omstendigheter eller bevis som begrunner mistanken. Innsyn er et inngripende virkemiddel, noe som taler for at det bør stilles krav om konkrete omstendigheter som underbygger arbeidsgivers mistanke.
Innsyn er et inngripende virkemiddel, noe som taler for at det bør stilles krav om konkrete omstendigheter som underbygger arbeidsgivers mistanke.
Videre er det et vilkår at mistanken må knytte seg til forhold som medfører «grovt brudd» på arbeidsrettslige plikter. Dette innebærer at mistanke om brudd på alminnelige arbeidsrettslige plikter ikke er tilstrekkelig. Hva som utgjør et grovt brudd, må tolkes konkret i det enkelte tilfellet. Vilkåret kan være oppfylt dersom arbeidsgiver mistenker forhold som kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed, men også dette vil bero på en konkret vurdering. En nærmere gjennomgang av hvilke konkrete omstendigheter som kan utgjøre grovt pliktbrudd foretas lenger ned i artikkelen.
2.3.2 Nødvendig formål
Selv om arbeidsgiver kan vise til at vilkårene for å gjøre innsyn i arbeidstakers e-post etter e-postforskriften § 2 første ledd bokstav b er oppfylt, må innsynet følge et lovlig og nødvendig formål. Dersom det finnes mindre inngripende måter å oppnå formålet på, kan ikke arbeidsgiver gjennomføre innsyn.
Innsyn kan anses nødvendig av mange ulike grunner, blant annet for å bekrefte eller avkrefte mistanker om straffbare handlinger eller andre alvorlige forhold. Det vil da ofte være nødvendig med innsyn for å fremskaffe tilstrekkelig bevis. Vilkåret vil på denne bakgrunn sjeldent by på problemer ved spørsmål om innsyn knyttet til mistanke om grovt pliktbrudd etter forskriftens § 2 bokstav b.
2.3.3 Interesseavveining
Arbeidsgiver kan bare behandle personopplysninger om ansatte, dersom arbeidsgivers interesse i å gjennomføre innsynet veier tyngre enn hensynet til arbeidstakers personvern. Arbeidsgiver må foreta en avveining som vil bero på en konkret skjønnsmessig vurdering hvor flere forhold vil spille inn.
Som utgangspunkt må et innsyn i e-post anses som et stort inngrep i arbeidstakers personvern, men graden av alvorlighet kan variere. Dersom arbeidsgiver på sin side kan vise til et tungtveiende behov for innsyn, kan innsyn være lovlig. Avveiningen vil med andre ord kunne variere fra situasjon til situasjon.
Sentrale momenter i interesseavveiningen er blant annet graden av grovheten av det antatte pliktbruddet, hvor klare indisier arbeidsgiver har på at det faktisk foreligger pliktbrudd og om det finnes mindre inngripende måter å avdekke pliktbruddet på. Jo grovere pliktbruddet mistanken knytter seg til er, dess mindre skal til for at arbeidsgiver har en berettiget interesse i å foreta innsyn. Det samme gjelder dersom arbeidsgiver har en godt begrunnet mistanke om at det foreligger pliktbrudd. Dersom arbeidsgiver kan avdekke pliktbruddet ved hjelp av mindre inngripende metoder, vil innsyn som hovedregel ikke være forholdsmessig.
3. Den konkrete vurderingen
3.1 Innledning
E-postforskriften § 2 bokstav b oppstiller en høy terskel for innsyn i arbeidstakers e-post, ved at mistanken må gjelde forhold som medfører «grovt brudd» på de plikter som følger av arbeidsforholdet. Mistanke om helt bagatellmessige forhold vil aldri kunne gi grunnlag for innsyn etter denne bestemmelsen. Det må foreligge mistanke om et vesentlig mislighold fra arbeidstakers side. I denne vurderingen vil både lov- og avtaleregulering av arbeidstakerens plikter være av betydning.
Forhold som utgjør grove pliktbrudd, vil ofte være forhold som kan begrunne oppsigelse eller avskjed. På bakgrunn av at dette er angitt som et eget alternativ i bestemmelsen, kan det imidlertid legges til grunn at det ikke er nødvendig at forholdet vil begrunne oppsigelse eller avskjed. I praksis tillegges ikke dette skillet nevneverdig betydning
3.2 Når foreligger «grovt» pliktbrudd som gir adgang til å gjøre innsyn?
Hva som utgjør et grovt pliktbrudd, vil bero på en konkret vurdering i det enkelte tilfellet. Enkelte typetilfeller kan imidlertid utledes fra rettspraksis og teori.
For det første vil deling av straffbart materiale eller utøvelse av straffbar virksomhet ved hjelp av arbeidsgivers datasystem klart kunne begrunne et innsyn. Som eksempel kan nevnes arbeidstakers deling av seksualisert innhold eller bruk av systemene til omsetning av ulovlige stoffer/ulovlig ervervede varer. Det må selvsagt foretas en konkret vurdering også her, men slike forhold vil nok ofte anses som grove pliktbrudd fra arbeidstakers side. Videre er det her snakk om mistanke som vanskelig kan bekreftes eller avkreftes på andre måter enn ved innsyn i e-post.
Også mistanke om annen utilbørlig adferd, som ikke nødvendigvis er straffbar, vil kunne begrunne innsyn. Som eksempel kan nevnes at en arbeidstaker har brukt arbeidsgivers datasystem for utsendelse av e-poster med trakasserende eller sjikanerende innhold. Dette er nok særlig aktuelt ved trakassering av kolleger eller andre med et forhold til virksomheten (for eksempel kunder eller samarbeidspartnere), men også uttalelser til utenforstående kan etter en konkret vurdering omfattes.
Videre vil mistanke om økonomisk utroskap eller annen illojalitet overfor arbeidsgiver kunne gi adgang til å gjøre innsyn. Det samme gjelder mistanke om brudd på taushetsplikt, særlig i relasjon til bedriftshemmeligheter. Som eksempel kan vises til LB-2021-164489, hvor lagmannsretten la til grunn at mistanke om økonomisk underslag og spredning av taushetsbelagt informasjon, klart tilfredsstilte vilkåret for innsyn i e-postforskriften § 2 bokstav b. Et annet eksempel er LA-2021-137694. I denne saken la lagmannsretten til grunn at mistanke om forfalskning av en bestilling i bedriftens datasystem, for å skjule en tidligere feil, var tilstrekkelig for å oppfylle forskriftens vilkår.
Gjennomgangen over viser at arbeidsgiver har flere muligheter til å gjøre innsyn i arbeidstakers e-post, men at det også er mange fallgruver.
At forhold av denne karakter ofte anses omfattet av bestemmelsen, er etter vårt syn naturlig. Tillit mellom partene er helt sentralt i et arbeidsforhold, og forhold av denne karakter vil derfor raskt utgjøre vesentlige mislighold fra arbeidstakers side. Felles for de typene brudd som er nevnt over, er også at de i stor grad er egnet til å skade virksomheten, både innad og utad.
4. Avsluttende bemerkninger
Gjennomgangen over viser at arbeidsgiver har flere muligheter til å gjøre innsyn i arbeidstakers e-post, men at det også er mange fallgruver. Arbeidsgiver må derfor sørge for å gjennomføre grundige vurderinger før innsyn foretas, for å forsikre seg om at personvernregelverket er overholdt. I motsatt fall risikerer arbeidsgiver både erstatningskrav fra arbeidstaker og bøter fra tilsynsmyndigheten.
